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원서 작성 및 발송하기


1. Application Check List
2. 원서 작성, 발송 Tips!







모든 신청 서류는 하나라도 완벽하지 않으면 Hold하고 간혹 어학 성적 증명서의 도착이 늦을 경우 Pre-Selection으로 기다리는 경우가 있기는 하다. 하지만, 극히 드문 경우이므로, 토플, GRE 리포팅을 했을 경우 그 날짜와 등록번호를 원서를 보냈을 경우는 DHL빌 넘버와 발송 날짜를 미리 알려주는 것이 좋다.

원서를 보낼때는 Clear Folder에 넣어서 깔끔하게 정리하여 보내는 사람도 있지만, 꼭 그렇게 까지 하지 않더라도, 커버레터를 작성하여 일목요연하게 제출하는 것이 매우 중요하다. 학교 원서에 Check List가 있는 경우는 따로 보낼 필요는 없다. 모든 서류나 파일 등은 반드시 사본을 만들어 두고, 저장하는 습관을 가지는 것이 좋다. 어드미션 오피스나 Department의 특성상 분명히 보낸 서류들이지만, 추천서가 없다던가, SOP가 빠졌다는 메일을 받는 경우가 종종 있다. 물론, 이 실수들은 학교측에서 저지른 것이지만, 너무 많은 서류를 정리하다 보니 발생할 수 있다는 배려를 통해서 복사본을 다시 보내야 한다.

1. Application Check Lists
①. Application Form - 이름은 반드시 일관성 있게 표시해야 한다. Type or Print는 손으로 깨끗이 적어도 무방하다는 뜻이다. 타자기가 있다면 모르지만, 없다면 굳이 구할 필요는 없다.
②. Transcript - 일반적으로 학과장의 서명이 된 Seal을 요구한다. 학교에 요청하여 서명된 도장을 찍고, 스카치테입으로 붙이면 된다.
③. Application Fees - 원서비가 없으면 절대로 진행 자체가 되지 않는다. 온라인의 경우는 신용카드로 납부하는 경우가 많고, 신용카드로 할 수 있는 부분은 신용카드의 번호, Expire Date, Name of Holder를 적으면 학교에서 자동으로 인출해 간다. 신용카드 누출등의 염려는 크게 하지 않아도 된다. 모든 Application Material은 Confidential로 취급되어 어느 누구도 열람하거나 할 수 없다.
④. 졸업장/ 재학증명서 - 재학중인 경우는 졸업예정증명서를 발급받아 제출하면 된다. 토플과 GRE 성적표의 사본 - 리포팅은 나중에 느끼겠지만, 답답하고 ETS의 일처리는 매우 형식적이다. 미리 사본을 첨부해서 보내는 것도 좋다. 사본 위에 an official copy will be sent 라고 적으면 된다
⑤. 재정 보증서 - 재정보증서는 실제 admission과는 상관이 없다. 극소수의 대학은 재정 보증서의 공증을 요하기도 하지만, 대부분 그냥 보내고, 향후 입학 허가 후 학교에서 요구하는 경우에만 그때 공증 받아 제출하는 것이 일반적이다. 재정 능력에 대한 기록은 학업기간에 해당하는 금액을 모두 적고, Family Support등에 표시하면 된다. 보통 영문 은행 잔고를 첨부하면 된다.
⑥. SOP - 최근 들어서 실제 입학생들의 포스팅에서 입학시 가장 영향을 미치는 것으로 알려져 있다. 양식에 맞게 직접 손으로 작성하거나, 다른 종이에 써서 출력했을 경우는 Please See Attached SOP라고 적어도 된다.
⑦. 추천서 - 3장 정도가 적당하며, 학교측에서 5장을 요구하면 5명에게서 받아야 한다. 자신의 장단점을 잘 아는 직장 상사나 교수님에게서 꼭 받고, 자신이 쓰지 말고 써 달라고 삼고초려로 부탁하고 요청하자.

위 리스트는 단지 일반적인 사항일 뿐, 각 학교들은 나름대로의 GuideLine을 가지고 있으므로, Must Written Down 이라고 표시되었으면, 첨부보다는 그 칸에 맞도록 하고, 학교측의 원서 작성 전에 원서 윗 부분의 3-5줄의 숙지사항 들을 반복해서 읽어보고 요구하는 것에 맞도록 작성하여 보내는 것이 바람직하다.

2. 원서작성 Tips!

Tip 1 - 깔끔하게 정리하라!
A4 보다 Letter지를 쓰면 좋다는 말이 있지만, 딱히 Letter Size 라고 적혀 있지 않으면 A4에 써도 무방하다. 가끔 특이한 학교들이 있기는 하다.
All written supporting materials must be typed on 8 1/2 by 11 paper with at least a 12 point font. 이런 내용을 적어두는 곳도 있는데.. 지원자는 학교에서 요구하는 대로 해야 한다. 8 1/2 by 11 는 Letter지를 의미하고 교보나 영풍, 인터넷 등에서 쉽게 살 수 있다.

너무 진하지 않다면, 색깔 있는 종이에 쓰는것도 쉽게 눈에 띄기 때문에 좋을 수 있다. 형식에 얽메이지 말고, 자신있게 Letter지 사러 갈 시간에 SOP 한번 더 검토하는 것이 백번 낫다. 형식보다는 내용에..

대신, 깔끔하게, 정리 정돈 잘해서, 순서대로 뭐 빠진것 없나, Cover Letter로 일목요연하게 정리해서 파일링 해 주는 것이 좋다. 서류들은 스태플로 찍지 말고, 클립(Clip)으로 정리한다. Do Not Staples 라는 단어가 자주 나오는 것으로 미루어 원서를 분류할 경우 스태플을 손톱으로 떼어내는 번거로움이 있는 듯 하다.

TIP 2 - 서류준비가 늦어질 경우에는 돈과 원서만 먼저 보내라!

데드라인 전에 원서만 먼저 보낸다. 물론, 원서비도 같이 보내야 등록이 된다. 돈은 신용카드, 머니오더 2가지 방법으로 받으니깐, 편한 방법으로 보내면 된다. 온라인으로 결제되는 경우도 있고, 신용카드 번호를 적어내는 경우도 있다. 원서와 Application fee만 들어가면 일단 접수는 되고 다른 서류가 올때까지 Hold된다.

TIP 3 - 이름은 일관성 있게

여권 이름이 있다면, 여권 영문 스펠링을 그대로 쓴다.
즉, 홍길동
Gil-Dong Hong
Gil Dong Hong
GilDong Hong
Hong, GilDong
Hong, Gil Dong
Hong, Gil-Dong

TIP 4 - 트래킹과 데드라인

대부분의 교수들은 하루에도 수십통의 이메일을 받고, 어드미션은 집중될때 수백통씩 받는다고 한다. 그래서 이메일이나 전화를 통해 지원서가 접수 되었는지 확인을 하는 것은 거의 어렵다. DHL로 보냈다면 Tracking을 통해서 몇 시에 누가 접수했다고 나오는 것으로 그냥 접수되었다고 생각하면 된다. 트래킹의 중요성을 인식하고 트래킹 번호와 영수증을 꼭 챙기도록 한다.

Tip 5 - Admission Office / Department / 추천서

Graduate Office는 단지 서류를 정리하는 수준에서 머물 뿐 대부분 과에서 모든 어드미션 심사를 결정한다고 한다. 과에서는 그 사람의 학문적인 능력을 먼저 고려하므로, 토플이나 GRE 성적 몇점이 모자라도 입학을 허락하는 경우가 많다. SOP나 기타 다른 부분 등 종합적인 면에 좀 더 신경을 쓰는 것이 좋다.

Tip 6 - 원서 발송후 답변

보통 원서를 접수하면 한 두달내에 application complete 라는 메세지가 온다. 답변을 안 하는 곳도 있으므로, 자신의 지원과 입학허가 상황이 어떻게 되었는지 정중한 메시지를 보내면 된다.

Tip 7 - SSN / 잔고증명 / 영어 성적표 복사

SSN 번호에 뭘 적습니까 ?
아무것도 안 적는다. 국적에 Korean 이라고 적었으면 당연히 SSN 번호가 없다. 한국 주민등록 번호를 적는 것 아니다.

학교에서 잔고 증명 3-4년치 요구할 때
한꺼번에 많은 금액에 해당하는 잔고를 가지고 있는 사람은 많지 않다. 그래서, 은행 잔고는 1년치만 제출하면 되고, 2,3,4년차에는 한국에서 부모님이 벌어서 보낼 것이다..에 표시하고.. 금액은 minimum넘게 쓰면 된다. 사실, 학교에서 요구하는 잔고증명은 그냥 학비마련 방법에 대한 의례적인 질문일 뿐 너무 심각하게 생각 하지 않아도 좋다. 잔고 증명서 발급 받으실 때에는 지원하려는 학교 숫자에 맞춰서 넉넉하게 준비해 두는 것이 좋다.

영어 성적표 복사
ETS같은 영어시험 주관사에서 학교로 직접 영어성적표를 보낼 때에는 어드미션 시에 꼭, 성적표를 복사해서 동봉하기 바란다. 사본 위에는 an official copy will be sent by ETS 라고 쓰면 된다. ETS에서 나중에 늦게 보내는 경우나 학교측에서 실수로 분실되는 경우가 많으므로, 성적표 복사본을 보내주면 이런 사고가 발생할 경우에도 정상적으로 어드미션 절차가 진행될 수 있다.

Tip8 - 추천서 작성법

추천서는
1. 학교에서 제공하는 폼으로
2. 가급적 Letterhead 가 있는 종이에 쓰는 것이 좋다.
3. 다 안되면 A4 에

교수님에게 받을 경우에는, 학교의 Letterhead가 있는 학교전용 편지지로 보내야 신뢰받을 수 있다. (Letterhead : 학교 매점이나 서무과 등에서 구할 수 있다. A4 용지 위에 학교 로고랑 주소, 전화번호 등이 프린트된 종이를 말함)

추천써 쓸때.. waive에 표시해야 하고,
만약, Degree Sought in Department or Field:___________________ 라고 되어 있으면 앞으로 할 일 을 말하고, 만약에 degree earned 라고 되어 있다면 이미 학위 받은 것을 기재하면 된다.
Please list courses taken with the person from whom you are asking a recommendation Course # Course title When taken Grade
추천 교수님의 강의 무엇을 들었는지 기재한다.

Please indicate your relation to this recommender:____________ 라고 되어 있으면 학생 주어이므로, He was my professor 이렇게 쓰면 된다.

Sealing은 봉투를 봉한 뒤 봉합부분에 서명하고, 스카치 테잎으로 붙이면 됩니다.

Tip9 -재정보증

1. 좀 복잡하게 되어 있으면, see the attached bank statement 라고 쓰고, 영문 은행 잔고 증명을 첨부 하면 된다.
2. 3-4년치를 적으라고 할때는 학교에서 예상하는 비용의 1.5배 정도를 대충 적고, 잔고 증명은 1년치의 1.5배 정도만 하시면 된다. 2,3,4년치는 계속 벌어서 송금할 것이다 라고 적고 Resource 난에는 Parent에 표시하시면 됩다.
3. 원서 보낼 때 제시하는 은행잔고 증명서와 비자 신청할 때 제출하는 은행 잔고 증명서는 달라도 괜찮다.

Tip10 - 영어성적 리포팅

성적 리포팅
보통 리포팅은 원서보다 먼저 갈 경우 학교에서 잃어버리거나, 전화 리포팅도 있구, 팩스 리포팅도 있고, 처음 시험 볼 때 코드를 적어두면 나중에 돈을 아낄 수 있다.
팩스는 registration # 없이도 할 수 있고, general과 subject을 함께 보낼 수 있다. 전화의 경우는 두 성적을 컴바인 하는데 시간이 소용되구, 같이 보낼 경우 컴바인 된 후에 해야 한다고 한다.
팩스 리포팅시 유의할 점은 두번 보내면 중복 지불하게 된다.
리포팅 했는데, 학교에서 안 받았다고 하면, ETS에 전화해서 통화하면 다시 보내준다. 아니면, ETS에서 온 Confirmation Letter (한 일주일에서 이주일 정도 되면 도착)을 스캔해서 이메일로 보내거나, 복사해서 보내면 어느 정도 인정은 해준다.

참고
토플 재 리포팅 전화번호 : 1-609-771-7100 / GRE의 재 리포팅 : 1-609-771-7670
 

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